Vervang Excel door een AVG-tool: Wij geven vijf redenen

Verhalen uit de praktijk

Volgend op de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 zijn vele kersverse Functionarissen Gegevensbescherming en Privacy Officers voortvarend van start gegaan om de Europese ondernemingen “AVG-proof” te maken.
Resultaat: een imponerende verzameling Excel-documenten waar alleen de maker wijs uit kan worden.

Dat het ook anders kan, wordt bewezen door een groeiende groep van AVG-professionals die Excel heeft ingeruild voor Privacy Control Center (PCC). Zij laten zien dat een goede AVG-tool het management ondersteunt met relevante rapportages én medewerkers betrekt bij het gevoerde privacybeleid. Bovendien krijgt de Functionaris Gegevensbescherming (FG), Data Protection Officer (DPO) of Privacy Officer (PO) alle gereedschappen om zijn toezichthoudende en adviserende taken te vervullen.

Lees verder voor vijf voordelen van een online werkomgeving voor privacy beheer:

1. Samenwerken aan gegevensbescherming

Medewerkers krijgen met PCC een op AVG gebaseerde werkomgeving waarin zij zelf processen, risico’s en maatregelen kunnen vastleggen en beheren. In plaats van een leeg blad in Excel, volgt het verwerkingenregister van PCC de structuur van de wet bij het uitvragen van de basisgegevens die nodig zijn. Op basis van deze registratie van verwerkingen coördineert, adviseert en controleert de FG, DPO of PO deze processen. Dankzij de overzichtelijke rapportages wordt het management juist ingelicht worden over de tijd, geld en middelen die nodig zijn voor het gericht beschermen van de persoonsgegevens die onder hun verantwoordelijkheid vallen.

2. Hergebruik van gegevens

In PCC hoeven verschillende gegevens maar één keer juist ingevoerd te worden, daarna kunnen deze gegevens op verschillende plekken in het systeem opnieuw gebruikt worden Hierdoor ben je geen tijd kwijt aan het synchroniseren van verschillende gegevens die hetzelfde betekenen. 
Ook zijn er een aantal standaardgegevens, zoals sets met categorieën van persoonsgegevens en betrokkenen in het pakket beschikbaar. De onderlinge samenhang tussen de informatie wordt ingezet om de kennis van juiste context te voorzien, denk bijvoorbeeld aan verwerkersovereenkomsten die worden gekoppeld aan het verwerkingenregister.

3. Alle informatie op één plek

PCC heeft een toegankelijke interface voor de belangrijkste kennis plus links naar de essentiële documenten in andere systemen. Dit verschaft duidelijkheid voor de  medewerkers. Het overzicht van PCC maakt het glashelder wie er verantwoordelijk zijn en wat van hen verwacht wordt. Indien er wijzigingen in de organisatie zijn is PCC het startpunt om de impact te bepalen, denk hierbij aan het toevoegen van nieuwe processen, het bijwerken van systemen of het afhandelen van incidenten. Met PCC raak je het overzicht nooit meer kwijt!

4. Overdraagbaarheid en continuïteit

PCC bestaat uit een gestandaardiseerde methode, die wordt gepersonaliseerd door maatwerk invulling per organisatie. Daarnaast is de beschikbare informatie gemakkelijk overdraagbaar door het toevoegen, aanpassen of verwijderen van gebruikers.
De hoge mate van kwaliteit en veiligheid die gebruikers van PCC gewend zijn wordt bevestigd door de ISO 27001  certificering, de ISO standaard voor informatiebeveiliging.

5. Controle en toezicht

Het sluitstuk van de AVG is toezicht en controle, met aan de ene kant interne opvolging en aan de andere kant externe verantwoording. De online werkomgeving maakt taken en verantwoordelijkheden van de organisatie duidelijk monitort de voortgang en de termijnen van de actiehouders. De FG, DPO of PO kan zo gericht controleren en toezicht houden, waar hij zijn positie binnen de organisatie verstevigd.

Geplaatst 05-04-19

Arjaan Kunst
Privacy Professional
Arjaan Kunst is mede-oprichter van Thirdwave PCS, leverancier van Privacy Control Center (PCC). PCC is een online werkomgeving voor het beheer van AVG-activiteiten binnen het kader van de wettelijke eisen en risico gestuurd werken volgens de PDCA-cyclus. Arjaan is bereikbaar via arjaankunst@thirdwaveprivacy.nl.

heeft u nog vragen

Heeft u vragen over inhoudelijke ondersteuning bij de organisatie van uw activiteiten rondom de verwerking en bescherming van persoonsgegevens?

Probeer Privacy Control Center gratis

Start uw proefabonnement en bekijk zelf de mogelijkheden.